Рационализирайте бизнеса си с Google Apps

снимка 1

Всеки, който ме познава, вероятно знае, че съм голям фен на Google Apps. Също така пълно разкриване, SpinWeb е Оторизиран дистрибутор на Google Apps, така че нашата ангажираност към продукта е доста ясна. Има много добри причини да се вълнуваме от Google Apps, обаче ... особено като малък бизнес.

Google Apps е наистина заместител на Microsoft Office. Когато казвам на хората това, те понякога са много скептични, поради което правя едно цяло семинар по темата, за да хвърли повече светлина по темата. Бизнес, който прави прехода към Google Apps, ще инвестира в инфраструктура, която включва имейл, календар, управление на документи, видеоконференции и управление на контакти, което се конкурира с Microsoft Exchange на части от цената. Нека да разгледаме.

Google Email: Мощна алтернатива на Exchange

Имейлът в Google Apps е Gmail, който всички познаваме и обичаме. Google Apps обаче ви позволява да маркирате имейла си с името на домейна на вашата компания, за да сте сигурни, че той е професионално брандиран. Никой не иска да използва потребителска електронна поща за бизнес, нали? Google Apps е Gmail за бизнес и включва някои допълнителни функции като персонализирано спам филтриране и правила за прикачени файлове. Той също така включва инструменти за миграция, които улесняват мигрирането от Exchange. Имейлът може да бъде достъпен чрез мрежата, имейл клиента (като Outlook или Apple Mail) и мобилното устройство. Квотата по подразбиране за всеки потребител е 25 GB, което е много щедро.

Освен това филтрирането на спам и вируси в имейла на Google е наистина най-доброто в бранша. Рядко виждам фалшиви положителни резултати и повечето нежелани имейли се улавят и филтрират. Преминаването към Google Apps наистина премахва необходимостта от решения за филтриране на трети страни.

Календари като големите момчета

Функциите на календара в Google Apps са невероятни. Организациите могат да планират срещи както с хора, така и с ресурси (като конферентни зали, проектори и др.) Само с няколко щраквания. Членовете на екипа могат също да преглеждат графици на други служители и да виждат много лесно информация за заетостта. Това прави планирането на срещите в организацията бързо. Напомнянето за събрание може да се изпраща по имейл или текстово съобщение и може да се персонализира от всеки потребител.

Пълен офис пакет в облака

Наистина се вълнувам от функцията Документи на Google Apps. Повечето организации използват Word, Excel и PowerPoint като техен офис софтуер по подразбиране. Това означава да инсталирате софтуера на всички компютри, както и да го поддържате и поддържате. Това може да стане скъпо. Всичко това може да изчезне с Google Docs. Организациите вече могат да съхраняват всички документи на едно място и да ги организират по много интелигентни начини.

Хубавото на Google Docs е, че премахва разочарованието от „кой има последната версия на този документ?“ С Google Docs всички документи се създават директно в системата и по всяко време има само едно копие на даден документ. Служителите могат да си сътрудничат по документи и да правят промени и всички ревизии се проследяват, така че винаги можете да се върнете към предишните версии и да видите кой какво е направил.

Организациите могат да поставят цялата си библиотека с документи в Google Docs и да станат 100% безхартиени, тъй като можете да качвате всеки тип файл. Той ще бъде преобразуван в редактируем Google Doc или просто съхранен на файловия сървър. Google Docs ви предоставят файлов сървър, споделено устройство и офис пакет, всичко в едно, без да се притеснявате за хардуер или софтуер.

Станете лични с Google Chat

Друга хубава характеристика на Google Apps е функцията за видео чат. Всеки служител с уеб камера може да участва в сесия за видеоконференции с друг потребител, за да улесни сътрудничеството. Качеството е отлично и можете дори да провеждате конференции с други потребители на Google извън вашата компания. Това не е толкова изискано като някои от корпоративните решения за видеоконференции, но работи много добре и е чудесно решение за повечето потребители.

Мобилната работна сила

Всички функции в Google Apps работят много добре с мобилни устройства. Моят iPhone календар се синхронизира безпроблемно с моя Google Календар и мога също да извадя всеки документ на телефона си. Дори мога да редактирам документи от телефона си! Това означава, че мога да нося all на моите фирмени документи с мен навсякъде, където отида. Да, точно така - всеки документ в моята компания вече е достъпен на моя телефон. Имейлът също работи безпроблемно и улеснява много комуникацията на пътя.

Сигурността на облака

Една от най-продаваните точки на Google Apps е фактът, че той не изисква инвестиция на хардуер, за да работи. Всичко се хоства в центровете за данни на Google и интерфейсът е криптиран със SSL. Това не само спестява много пари, но прави вашата организация много по-гъвкава. Виртуалните служители могат да се присъединят към системата отвсякъде, преместването на офиси става много по-лесно и данните ви са много по-безопасни, отколкото биха били във вашия офис. Обичам да се шегувам, че утре офисът ни може да изгори и може дори да не го забележим, защото системите ни ще продължат да работят.

Интелигентен избор за организации

Бизнес версията на Google Apps струва $ 50 на потребител годишно и може да бъде настроен много бързо. Активирах акаунти и наредих клиентите си да работят в рамките на дни. Ако изпитвате болка в комуникацията с текущата си система, бихте искали да останете без хартия, трябва да си сътрудничите по-добре с членове на екипа или просто бихте искали да започнете спестяване на пари за вашия офис софтуер, Бих ви препоръчал да опитате Google Apps.

Моля, уведомете ме, ако мога да помогна. Бих се радвал да чуя и вашия опит с Google Apps, така че, моля, оставете коментар по-долу!

4 Коментари

  1. 1

    Амин. Ние управляваме цялата си компания (http://raidious.com) в Google Apps и не сме имали проблеми - много положителен опит. Иска ми се да направят инструмент за управление на проекти / работен поток и CRM инструмент, който да се съчетае с него!

  2. 2
  3. 3

    Препоръчвам Google Apps за всички мои клиенти, независимо от размера. Също така съм ги настроил за няколко от тях, така че ще трябва да проверя процеса на оторизиран дистрибутор. Едно от хубавите неща, които забелязах в хостинга с MediaTemple, е, че мога да управлявам всички DNS настройки на хоста. Моят регистратор на домейни таксува за всички разширени настройки на DNS, така че спестих няколко долара там.

  4. 4

    Диито! Изоставих Outlook на 1 януари 2010 г. Това беше съзнателно решение и бизнес решение. Излязох изцяло от Google Apps и изобщо не съжалих. Аз също насърчавам всички мои клиенти да „ПЪТЯТ GOOGLE“ - има смисъл по много начини да го направите.

Какво мислите?

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните за коментарите ви.