RFP360: Нововъзникваща технология за премахване на болката от RFP

RFP360

Прекарах цялата си кариера в продажби и маркетинг на софтуер. Бързах да вкарам горещи клиенти, да ускоря цикъла на продажбите и да спечеля сделки - което означава, че съм инвестирал стотици часове от живота си, мислейки, работейки и отговаряйки на RFP - необходимо зло, когато става въпрос за спечелване на нов бизнес .

RFP винаги са се чувствали като безкрайно преследване на хартия - мизерно бавен процес, който неминуемо изискваше търсене на отговори от управлението на продукти, провеждане на конфликти с правни въпроси, отстраняване на проблеми с ИТ и потвърждаване на номера с финанси. Тези, които са запознати, знаят - списъкът продължава. Специалистите по маркетинг, продажби и развитие на бизнеса прекарват безброй часове неефективно, пресявайки предишни отговори на повтарящи се въпроси, преследвайки отговори на нови въпроси, проверявайки информацията и търсейки одобрения отново и отново. Процесът е сложен, отнема много време и натоварва ресурсите на всяка организация. 

Въпреки бързото развитие на технологиите, за много предприятия процесът на RFP се промени много малко от моя опит в началото на кариерата ми преди повече от десетилетие. Маркетинговите екипи все още използват ръчни процеси за съставяне на предложения, използвайки отговори, извлечени от произволен брой източници, които могат да се намират в електронни таблици на Excel, споделени документи на Google и дори архиви по имейл.

Въпреки това, ние не само отчаяно желаем процесът на RFP да бъде по-ефективен, индустрията започва да го изисква, което е мястото, където нововъзникващият софтуер има огромно въздействие върху пейзажа на RFP.

Предимства на RFP софтуера

Освен да направим изграждането на RFP по-малко болезнено; установяването на бърз, повторяем процес за RFP може да има пряко въздействие върху приходите. Тук стъпва нововъзникващата технология RFP.

RFP софтуерът централизира и каталогизира често задавани въпроси и отговори в библиотека със съдържание. Повечето от тези решения са базирани на облак и поддържат сътрудничество в реално време между мениджъри на предложения, експерти по теми и одобряващи на ниво изпълнително ниво.

По-специално, RFP360 позволява на потребителите бързо: 

  • Запазвайте, намирайте и използвайте повторно съдържание с персонализирана база знания
  • Работете с колеги по една и съща версия на един документ
  • Задавайте въпроси, проследявайте напредъка и автоматизирайте напомняния
  • Автоматизирайте отговорите с AI, който идентифицира въпроси и избира правилния отговор
  • Достъп до базата знания и работа с предложения в Word, Excel и Chrome с приставки.

Отговорник на работния плот

В резултат на това потребителите на a RFP360Решението за управление на предложения съобщава, че те са успели драстично да намалят общото време за реакция, да увеличат броя на RFP, които са в състояние да попълнят, и в същото време да подобрят общия си процент на печалба.

Тази година отговорихме на 85 процента повече RFP, отколкото миналата година, и увеличихме нивото си на напредък с 9 процента.

Ерика Клаузен-Лий, главен стратегически директор в InfoMart

С по-бързи отговори ще имате по-общи възможности за предоставяне на последователни, точни и ефективни отговори, които са по-склонни да спечелят бизнеса.

Увеличете последователността на RFP

Използвайки Базата знания на платформата, потребителите могат лесно да съхраняват, организират, търсят и използват повторно миналото съдържание на предложения, като им дават предимство при RFP отговорите. Централизиран център за съдържание на предложения предпазва екипа ви от пренаписване на съществуващи отговори, което ви позволява да събирате данни и да запазвате най-добрите отговори за бъдеща употреба.

Ние имаме сигурността да знаем, че знанията ни са безопасни и последователни. Не трябва да се притесняваме, че ще загубим опит на МСП, ако някой напусне или вземе почивка. Не прекарваме часове в търсене на предишни отговори и се опитваме да разберем кой какво прави, защото всички въпроси и отговори са точно там в RFP360.

Бевърли Блейкли Джоунс от National Geographic Learning | Казус на Cengage

Подобрете точността на RFP 

Неправилните или остарели отговори могат да бъдат трудни за улавяне, дори и за най-опитния член на екипа. Когато се сдвои с често срещания кратък срок за завъртане на RFP, рискът от предоставяне на дефектни информационни съединения. За съжаление, неточната информация също може да бъде изключително скъпа, тъй като може да ви струва самия бизнес, с който се стремите. Неправилният RFP отговор може да доведе до изключване от разглеждане, продължителни преговори, забавяне на договарянето или по-лошо.

Облачният RFP софтуер се справя с този проблем, като позволява на екипите да актуализират отговорите си от всяко място по всяко време с увереността да знаят, че промяната е отразена в цялата система.

Например този тип функционалност е чудесен инструмент, който да се използва, когато продукт или услуга се подлагат на чести актуализации, които трябва да бъдат включени в стандартен отговор. В много случаи, изправени пред такъв тип промяна, екипите трябва да преминат през цяла организационна схема, за да гарантират, че актуализациите се приемат институционално и след това да проследяват всеки член, за да се уверят, че е направен на индивидуално ниво, като в същото време проверяват повторно всяко предложение, преди да излез. Това е изтощително.

Базираният на облак RFP софтуер управлява тези промени за целия бизнес и служи като единна информационна къща за развиващо се съдържание.

Подобрете ефективността на RFP

Най-голямата полза от RFP софтуера е колко бързо се подобрява ефективността - по свой начин времето, необходимо за изграждане на RFP, използвайки този тип технология, е сравнима с разликата между шофиране от брега до брега и летенето. Много софтуерни решения на RFP, включително RFP360, също са базирани на облак, което позволява бързо внедряване, което означава, че резултатите са почти моментални.

Времето за оценка (TtV) е идеята, че има часовник, който проследява колко време отнема на клиента от подписания договор до „ах-ха момента“, когато те напълно разбират стойността и отключват потенциала на софтуера. За софтуера RFP този момент обикновено се случва няколко седмици след подписването на договора, когато потребителят работи с екипа за клиентски опит на първия си RFP. Стандартните отговори и първото предложение се качват в системата, след това ах-ха моментът - софтуерът разпознава въпросите и вмъква правилните отговори, като попълва средно около 60 до 70 процента от RFP - за момент. 

Установихме, че интерфейсът на RFP360 е най-интуитивният и лесен за стартиране и работа. Налице е много минимална крива на обучение за нас и тя позволи на нашите резултати да се увеличат почти веднага.

Емили Типпинс, администратор по продажбите за поддръжка на Казус

Еволюцията на процеса RFP дава на потребителите време да се съсредоточат върху стратегически инициативи на по-високо ниво. 

Това определено ни направи по-ефективни. RFP360 ни върна времето и ни позволи наистина да избираме нашите проекти. Вече не сме бесни. Можем да поемем дълбоко въздух, да се съсредоточим върху това да бъдем стратегически и да сме сигурни, че избираме правилните проекти и предоставяме качествени отговори.

Брандън Файф, сътрудник за развитие на бизнеса в CareHere

RFP технологията трябва да има

  • Бизнес извън RFP - Софтуерът за отговор не е само за RFP, можете също да управлявате заявки за информация (RFI), въпросници за сигурност и надлежна проверка (DDQ), заявки за квалификации (RFQ) и други. Технологията може да се използва за всякакъв вид стандартизиран въпрос и форма за отговор с повтарящи се отговори.
  • Най-добрата в класа използваемост и поддръжка - Не всеки, който работи по RFP, е супер потребител. RFP изискват участието на много отдели и експерти по различни теми с различни нива на технически умения. Изберете решение, което е лесно за използване и интуитивно с отлична поддръжка на клиенти.
  • Опит и стабилност - Както при всеки доставчик на технология SaaS, можете да очаквате редовни актуализации и подобрения от вашата RFP технология, но се уверете, че компанията има опит да предостави истински полезни функции, на които можете да разчитате.
  • Знание  - Всяко RFP решение трябва да включва център за съдържание с възможност за търсене, който позволява на вашите потребители лесно да си сътрудничат и да предоставят актуализации на отговорите, присвоени им. Потърсете решение, което използва AI, за да съчетае често срещаните въпроси с техните отговори.
  • Интелигентни приставки и интеграции - RFP технологията трябва да работи с програмите, които използвате. Потърсете приставки, които ви позволяват да използвате вашата база знания, докато работите върху отговора си в програми като Word или Excel. Софтуерът също трябва да се интегрира с ключови CRM и приложения за производителност, за да поддържа безпроблемно съществуващите ви RFP процеси.

Загубете по-малко време и спечелете повече RFP

RFP са за печелене. Те са предназначени да помогнат на купувача да реши кой е най-добрият и колкото по-бързо можете да докажете, че вашият бизнес отговаря на сметката, толкова по-добре. RFP софтуерът ускорява процеса ви, за да ви разгледа по-бързо, да затвори повече бизнес и да ви даде още повече възможности за печалба.

Тъй като маркетинговите екипи стават още по-съгласувани и си сътрудничат с приходите, технологията RFP става още по-важна за процеса. Търсенето на бързи RFP отговори не изчезва. Така че не чакайте, докато вече не можете да издържите, за да приемете технология, която ви спестява време за вашите RFP. Вашите конкуренти със сигурност няма.

Заявете демонстрация за RFP360

Какво мислите?

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните за коментарите ви.