Работни процеси: Най-добри практики за автоматизиране на днешния маркетингов отдел

Workflow

В ерата на маркетинга на съдържание, PPC кампаниите и мобилните приложения, остарелите инструменти като писалка и хартия нямат място в днешния динамичен маркетингов пейзаж. Въпреки това, отново и отново, търговците се връщат към остарели инструменти за своите жизненоважни процеси, оставяйки кампаниите уязвими на грешки и грешни комуникации.

Прилагане автоматизирани работни потоци е един от най-умните начини за премахване на тази неефективност. С по-добри инструменти на пазара маркетолозите могат да определят и автоматизират своите най-повтарящи се, тромави задачи, като минимизират риска от грешки и създават защитна мрежа, за да предотвратят загубата на документи във входящата поща. Чрез рационализиране на работните процеси маркетолозите получават часове назад в седмицата си, за да планират и изпълняват подробни кампании по-бързо и по-ефективно.

Автоматизацията е проста отправна точка за прокарване на общи дейности, от творчески прегледи на концепции до одобрения на бюджета, в бъдещето. Никоя трансформация обаче не е без предизвикателствата. Това са две от основните точки за болка, които организациите срещат, когато се придвижват напред с автоматизацията на работния процес и как търговците могат да се ориентират около тях:

  • Образование: Успешно приемане технология за автоматизация на работния процес зависи от подкрепата на целия отдел (или организация). Иновативните технологии - и особено автоматизацията - предизвикаха опасения относно сигурността на работните места след индустриалната революция. Това безпокойство, което често произтича не от технологията, а от простия страх от неизвестното, може да провали осиновяването, преди то дори да започне. Колкото повече маркетингови лидери обучават своите екипи за стойността на автоматизацията, толкова по-лесно ще бъде облекчаването на стреса от промяната. В началото на образователния процес автоматизацията трябва да бъде позиционирана като инструмент, който премахва нежеланите елементи от работата на търговците , а не като машина, която ще замени индивида. Ролята на автоматизацията е да премахва служебните задачи като дългите имейл вериги през целия процес на одобрение. Специфичните за роли демонстрации или тренировъчни сесии са един от начините да позволят на служителите да видят от първа ръка начините, по които работният им ден ще се подобри. Количественото определяне на времето и усилията на персонала ще спести от общи задължения, като преглед на творчески редакции или одобрения на договори, дава на търговците много по-осезаемо разбиране за това как технологията ще повлияе на тяхното ежедневие.

    Но образованието не може да завърши с полудневна среща или обучение. Позволяването на потребителите да се учат със собствено темпо чрез индивидуални обучителни сесии и онлайн ресурси дават възможност на търговците да поемат ръководството на процеса на осиновяване. В тази връзка, търговците трябва да бъдат тясно ангажирани при разработването на тези ресурси. Въпреки че решението за цифровизация може да дойде отгоре надолу и ИТ отделът най-вероятно ще бъде този, който ще разработи работните потоци, в крайна сметка маркетолозите ще знаят най-добре техните случаи на използване и нуждите на проекта. Създаването на учебни материали, съобразени със специфичните дейности на маркетинговия отдел, вместо с ИТ жаргон, дава на крайните потребители причина да бъдат по-инвестирани в усилията за осиновяване.

  • Дефинирани процеси: Правилото „боклук навътре, боклук навън“ се прилага изцяло за автоматизацията на работния процес. Автоматизирането на счупен или лошо дефиниран ръчен процес няма да реши основния проблем. Преди да могат да се дигитализират работните потоци, маркетинговите отдели трябва да могат да кодифицират своите процеси, за да гарантират, че първоначалните задачи задействат съответните последователни действия. Докато повечето компании разбират своите работни процеси в общи линии, тези процеси обикновено включват редица на пръв поглед малки стъпки, които се приемат за даденост и често се забравят по време на цифровия преход. Например маркетинговите отдели обикновено търсят множество редакции на копие на едно обезпечение преди преминаване към фазата на печат. Въпреки това, стъпките, предприети за подписване и страните, участващи в процеса на редактиране, могат да се различават значително в различните отдели. Ако търговците са в състояние да кодифицират уникалния процес за всяка задача, тогава установяването на работен поток е прост процес.

    Автоматизирането на всеки бизнес процес изисква задълбочено разбиране на стъпките, хората и управлението, за да се избегне неяснота, която може да повлияе отрицателно на крайния резултат. Тъй като технологията на работния поток е въведена в действие, търговците трябва да бъдат критични при изследването на ефективността на автоматизираните процеси в сравнение с техните ръчни аналози. В най-добрите случаи автоматизацията на работния процес е итеративно усилие, което помага на маркетинговите отдели постоянно да се подобряват.

Безкрайни възможности

Установяването на автоматизирани работни потоци може да бъде отправна точка за по-голям цифров преход в рамките на работното място. Маркетинговите отдели често са заложници поради забавени и неефективни работни процеси, оставящи по-малко време за планиране и изпълнение на кампанията. Автоматизацията, когато е напълно планирана и внедрена с пълно знание за предизвикателствата, които могат да възникнат, е стъпка в правилната посока. След като работните потоци са налице и работят безпроблемно, търговците могат да започнат да се наслаждават на повишената производителност и сътрудничество, което идва с дефинирани автоматизирани работни потоци.

SpringCM дизайнер на работния поток

SpringCM дизайнер на работния поток предоставя съвременен потребителски опит за настройване на работни потоци за действия, предприети върху файл, папка или дори от външни системи като Salesforce. Автоматизирайте административни задачи, стартирайте разширени работни потоци или маркирайте документи и отчети. Например можете да създадете правила за автоматично насочване на отделен документ или група свързани документи към определена папка. Или дефинирайте персонализирани маркери за търсене, които се синхронизират със системите за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) и автоматично се свързват към определени документи, за да подпомогнат проследяването и отчитането.

Шаблон за работен поток SpringCM

Интелигентни правила ви позволяват да направите значителна автоматизация на процеса с малко или никакво кодиране. Автоматично насочвайте договори или документи към хора във или извън вашия екип. Разширените работни потоци са особено полезни по време на генериране на договори или документи, когато можете да използвате предварително дефинирани данни, за да намалите човешките грешки, да автоматизирате разпространението за одобрение и да архивирате одобрените версии с минимално взаимодействие с потребителя.

Точното търсене позволява на потребителите бързо да проследят документ, като търсят метаданни като начална дата на договора или име на клиента. Можете да определите как да маркирате документи според специфичните им бизнес нужди. Тези маркери могат да се синхронизират с CRM, за да поддържат екипите по продажбите да работят с едни и същи клиентски данни и могат да бъдат използвани за проследяване на договори, съдържащи нестандартни или договорени клаузи.

Какво мислите?

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните за коментарите ви.