Дедупликация: Най-добри практики за избягване или коригиране на дублиращи се клиентски данни

Най-добри практики за дедупликация на данни за CRM

Дублираните данни не само намаляват точността на бизнес прозренията, но също така компрометират качеството на вашето клиентско изживяване. Въпреки че последствията от дублиращите се данни са изправени пред всички - ИТ мениджъри, бизнес потребители, анализатори на данни - това има най-лошо влияние върху маркетинговите операции на компанията. Тъй като маркетолозите представляват предлаганите продукти и услуги на компанията в бранша, лошите данни могат бързо да нарушат репутацията на вашата марка и да доведат до негативно изживяване на клиентите. Дублиращи се данни в CRM на компанията се случват поради редица причини.

От човешка грешка до клиенти, предоставящи малко по-различна информация в различни моменти от времето в организационната база данни. Например потребителят посочва името си като Джонатан Смит в едната форма и Джон Смит в другата. Предизвикателството се задълбочава от нарастващата база данни. Често е все по-трудно за администраторите да следят БД и да проследяват съответните данни. Става все по-предизвикателно да се гарантира, че DB на организацията остава точна ”.

Natik Ameen, експерт по маркетинг в Canz маркетинг

В тази статия ще разгледаме различните видове дублирани данни и някои полезни стратегии, които маркетолозите могат да използват, за да дедупират фирмените си бази данни.

Различни видове дублирани данни

Дублиращите се данни обикновено се обясняват като копие на оригинала. Но има различни видове дублирани данни, които добавят сложност към този проблем.

  1. Точни дубликати в същия източник - Това се случва, когато записите от един източник на данни се прехвърлят в друг източник на данни, без да се обмислят никакви техники за съвпадение или обединяване. Пример може да бъде копиране на информация от CRM в инструмент за имейл маркетинг. Ако вашият клиент се е абонирал за вашия бюлетин, тогава техният запис вече присъства в инструмента за имейл маркетинг и прехвърлянето на данни от CRM към инструмента ще създаде дублирани копия на същия обект. 
  2. Точни дубликати в множество източници - Точните дубликати в множество източници обикновено възникват поради инициативи за архивиране на данни в дадена компания. Организациите са склонни да се противопоставят на дейностите по изчистване на данни и са склонни да съхраняват всички копия на данни, които имат под ръка. Това води до различни източници, съдържащи дублирана информация.
  3. Различни дубликати в множество източници - Дубликати могат да съществуват и с различна информация. Това обикновено се случва, когато клиентите преминат през промени в фамилното име, длъжността, компанията, имейл адреса и т.н. И тъй като има значителни разлики между старите и новите записи, входящата информация се третира като нов обект.
  4. Неточни дубликати в един или повече източници - Неточен дубликат е, когато стойността на данните означава едно и също нещо, но се представя по различни начини. Например името Dona Jane Ruth може да бъде запазено като Dona J. Ruth или DJ Ruth. Всички стойности на данните представляват едно и също нещо, но когато се сравняват чрез прости техники за съвпадение на данни, те се считат за несъответстващи.

Дедупликацията може да бъде много сложен процес, тъй като потребителите и фирмите често модифицират своите данни за контакти с течение на времето. Има различия в начина, по който въвеждат всяко поле от данни - от името, имейл адреса (адресите), адреса на пребиваване, служебния адрес и др

Ето списък с 5 най-добри практики за дедупликация на данни, които търговците могат да започнат да използват днес.

Стратегия 1: Направете проверки за валидиране при въвеждане на данни

Трябва да имате строг контрол за проверка на всички сайтове за въвеждане на данни. Това включва гарантиране, че входните данни съответстват на необходимия тип данни, формат и се намират между приемливите диапазони. Това може да направи дълъг път, за да направи вашите данни пълни, валидни и точни. Освен това е изключително важно вашият работен поток за въвеждане на данни да е конфигуриран не само да създава нови записи, но първо да търси и открива, ако наборът от данни съдържа съществуващ запис, който съвпада с входящия. И в такива случаи той само намира и актуализира, вместо да създава нов запис. Много компании са включили чекове за клиента, за да разрешат и своите собствени дублирани данни.

Стратегия 2: Извършете дедупликация с помощта на автоматизирани инструменти

Използвайте самообслужване софтуер за дедупликация на данни които могат да ви помогнат с идентифицирането и почистването на дублирани записи. Тези инструменти могат стандартизиране на данните, намират точно точни и неточни съвпадения, а също така намаляват ръчния труд при преглеждане на хиляди редове данни. Уверете се, че инструментът предлага поддръжка за импортиране на данни от голямо разнообразие от източници като Excel листове, CRM база данни, списъци и т.н.

Стратегия 3: Използвайте техники за дедупликация, специфични за данните

В зависимост от естеството на данните дедупликацията на данни се извършва по различен начин. Маркетолозите трябва да бъдат внимателни, докато извеждат данни, защото едно и също нещо може да означава нещо различно в различните атрибути на данни. Например, ако два записа на данни съвпадат на имейл адрес, тогава има голяма вероятност те да са дубликати. Но ако два записа съвпадат по адрес, това не е непременно дубликат, тъй като две лица, принадлежащи към едно и също домакинство, могат да имат отделни абонаменти във вашата компания. Така че не забравяйте да приложите дейности по дедупликация, обединяване и прочистване на данни според вида данни, които съдържат вашите набори от данни.

Стратегия 4: Постигнете Златния главен запис чрез обогатяване на данни

След като сте определили списъка на съвпаденията, които съществуват във вашата база данни, е от решаващо значение да анализирате тази информация, преди да можете да вземете решения за обединяване или прочистване на данни. Ако за един обект съществуват множество записи и някои представляват неточна информация, тогава е най-добре тези записи да се прочистят. От друга страна, ако дубликатите са непълни, обединяването на данни е по-добър избор, тъй като ще даде възможност за обогатяване на данни и обединените записи могат да добавят повече стойност към вашия бизнес. 

Така или иначе, търговците трябва да работят за постигане на единна представа за тяхната маркетингова информация, наречена златен главен запис.

Стратегия 5: Мониториране на показателите за качество на данните

Постоянните усилия да поддържате данните си чисти и дедупирани е най-добрият начин да изпълните стратегията си за дедупликация на данни. Тук може да бъде от голяма полза инструмент, който предлага профилиране на данни и функции за управление на качеството. Наложително е търговците да следят колко точни, валидни, пълни, уникални и последователни са данните, които се използват за маркетингови операции.

Тъй като организациите продължават да добавят приложения за данни към своите бизнес процеси, е необходимо за всеки маркетолог да има създадени стратегии за дедупликация на данни. Инициативи като използване на инструменти за дедупликация на данни и проектиране на по-добри работни процеси за валидиране за създаване и актуализиране на записи на данни са някои ключови стратегии, които могат да осигурят надеждно качество на данните във вашата организация.

Относно стълбата за данни

Data Ladder е платформа за управление на качеството на данните, която помага на компаниите при почистване, категоризиране, стандартизиране, дедупликация, профилиране и обогатяване на техните данни. Нашият водещ в индустрията софтуер за съвпадение на данни ви помага да намерите съвпадащи записи, да обединявате данни и да премахвате дубликати, като използвате интелигентни размити алгоритми за съвпадение и машинно обучение, независимо къде живеят вашите данни и в какъв формат.

Изтеглете безплатна пробна версия на софтуера за съвпадение на данни на Ladder за данни

Какво мислите?

Този сайт използва Akismet за намаляване на спама. Научете как се обработват данните за коментарите ви.