Стандартизация на адрес 101: Ползи, методи и съвети

Стандартизация на адрес 101: Ползи, методи и съвети

Кога за последен път открихте, че всички адреси в списъка ви следват същия формат и са били без грешки? Никога, нали?

Въпреки всички стъпки, които вашата компания може да предприеме, за да сведе до минимум грешките в данните, проблемите с качеството на данните – като правописни грешки, липсващи полета или водещи интервали – поради ръчно въвеждане на данни – са неизбежни. Всъщност професор Реймънд Р. Панко в своята публикувана хартия подчерта, че грешките в данните в електронните таблици, особено при малки набори от данни, могат да варират между 18% и 40%.  

За борба с този проблем стандартизацията на адреса може да бъде чудесно решение. Тази публикация подчертава как компаниите могат да се възползват от стандартизирането на данни и какви методи и съвети трябва да обмислят, за да постигнат желаните резултати.

Какво е адресна стандартизация?

Стандартизацията на адреса или нормализирането на адреса е процесът на идентифициране и форматиране на адресни записи в съответствие с признатите стандарти за пощенски услуги, както са изложени в авторитетна база данни, като тази на Пощенска служба на САЩ (USPS).

Повечето адреси не следват стандарта USPS, който дефинира стандартизиран адрес като такъв, който е напълно изписан, съкратен с помощта на стандартните съкращения на пощенските услуги или както е показано в текущия файл ZIP+4 на пощенската услуга.

Стандарти за пощенски адреси

Стандартизирането на адресите се превръща в належаща необходимост за компании, които имат записи на адреси с непоследователни или различни формати поради липсващи подробности за адреса (напр. ZIP+4 и ZIP+6 кодове) или пунктуационни, главни букви, интервали и правописни грешки. Пример за това е даден по-долу:

Стандартизирани пощенски адреси

Както се вижда от таблицата, всички подробности за адреса имат една или няколко грешки и нито една не отговаря на изискваните указания на USPS.

Стандартизация на адреса не трябва да се бърка със съвпадение на адрес и валидиране на адрес. Въпреки че има подобни, валидирането на адреса е свързано с проверка дали адресният запис съответства на съществуващ адресен запис в базата данни на USPS. Съпоставянето на адреси, от друга страна, е за съпоставяне на две подобни адресни данни, за да се установи дали се отнася за едно и също лице или не.

Предимства на стандартизирането на адреси

Освен очевидните причини за изчистване на аномалии в данните, стандартизирането на адреси може да осигури редица предимства за компаниите. Те включват:

  • Спестете време за проверка на адреси: без стандартизиране на адресите, няма начин да се подозира дали списъкът с адреси, използван за кампанията за директна поща, е точен или не, освен ако писмата не са върнати или не са получили отговори. Чрез нормализиране на различни адреси могат да бъдат спестени значителни човекочасове, като персоналът преглежда стотици пощенски адреси за точност.
  • Намалете пощенските разходи: Кампаниите с директна поща могат да доведат до грешни или неправилни адреси, които могат да създадат проблеми с фактурирането и доставката в кампаниите за директна поща. Стандартизирането на адресите за подобряване на последователността на данните може да намали върнатите или недоставени писма, което води до по-висок процент на отговор на директна поща.
  • Премахване на дублиращи се адреси: различни формати и адреси с грешки могат да доведат до изпращане на два пъти повече имейли до контакти, което може да намали удовлетвореността на клиентите и имиджа на марката. Почистването на вашите списъци с адреси може да помогне на вашата фирма да спести пропилени разходи за доставка.

Как да стандартизираме адресите?

Всяка дейност по нормализиране на адреса трябва да отговаря на указанията на USPS, за да си струва. Използвайки данните, подчертани в Таблица 1, ето как ще се появят адресните данни при нормализиране.

Преди и след стандартизация на адреси

Стандартизирането на адреси включва процес от 4 стъпки. Това включва:

  1. Адреси за импортиране: съберете всички адреси от множество източници на данни – като електронни таблици на Excel, SQL бази данни и т.н. – в един лист.
  2. Данни за профила за проверка на грешки: извършете профилиране на данни, за да разберете обхвата и вида на грешките, присъстващи във вашия списък с адреси. Това може да ви даде груба представа за потенциалните проблемни области, които изискват коригиране, преди да извършите какъвто и да е вид стандартизация.  
  3. Изчистете грешките, за да отговаряте на указанията на USPS: След като бъдат открити всички грешки, можете да почистите адресите и да ги стандартизирате в съответствие с указанията на USPS.
  4. Идентифицирайте и премахнете дублиращи се адреси: за да идентифицирате дублиращи се адреси, можете да търсите двойни преброявания във вашата електронна таблица или база данни или да използвате точни или размито съвпадение за дедупиране на записи.

Методи за стандартизиране на адреси

Има два различни подхода за нормализиране на адресите във вашия списък. Те включват:

Ръчни скриптове и инструменти

Потребителите могат ръчно да намерят стартирани скриптове и добавки за нормализиране на адреси от библиотеки чрез различни

  1. Програмни езици: Python, JavaScript или R могат да ви позволят да изпълнявате размито съвпадение на адреси, за да идентифицирате неточни съвпадения на адреси и да приложите персонализирани правила за стандартизация, за да отговарят на вашите собствени адресни данни.
  2. Хранилища за кодиране: GitHub предоставя шаблони за код и USPS API интеграция, която можете да използвате за проверка и нормализиране на адреси.  
  3. Приложни програмни интерфейси: Услуги на трети страни, които могат да бъдат интегрирани чрез API за анализиране, стандартизиране и валидиране на пощенски адреси.
  4. Инструменти, базирани на Excel: добавки и решения като YAddress, AddressDoctor Excel Plugin или excel VBA Master могат да ви помогнат да анализирате и стандартизирате вашите адреси във вашите набори от данни.

Няколко предимства от преминаването по този път са, че е евтино и може бързо да нормализира данните за малки набори от данни. Въпреки това, използването на такива скриптове може да се разпадне над няколко хиляди записа и следователно не са подходящи за много големи набори от данни или такива, разпространени в различни източници.

Софтуер за проверка на адрес

За нормализиране на данните може да се използва и готов софтуер за проверка и нормализиране на адреса. Обикновено такива инструменти се предлагат със специфични компоненти за валидиране на адреси – като интегрирана USPS база данни – и имат готови компоненти за профилиране на данни и почистване, заедно с алгоритми за размито съвпадение за стандартизиране на адресите в мащаб.

Също така е важно софтуерът да има CASS сертифициране от USPS и отговаря на необходимия праг на точност по отношение на:

  • 5-цифрено кодиране – прилагане на липсващ или неправилен 5-цифрен пощенски код.
  • ZIP+4 кодиране – прилагане на липсващ или неправилен 4-цифрен код.
  • Индикатор за доставка на жилища (РДВР) – определяне дали даден адрес е жилищен или търговски.
  • Проверка на точката на доставка (DPV) – определяне дали даден адрес може да бъде доставен до номера на апартамента или апартамента.
  • Подобрена линия на пътуване (eLOT) – пореден номер, който указва първата поява на доставка, извършена в допълнителния обхват в рамките на маршрута на превозвача, а възходящият/низходящият код показва приблизителната поръчка за доставка в рамките на поредния номер. 
  • Връзка към системата за преобразуване на адреси (LACSLlink) – автоматизиран метод за получаване на нови адреси за местни общини, които са въвели система за спешни случаи 911.
  • апартаментLink® дава възможност на клиентите да предоставят подобрена информация за адресиране на бизнеса чрез добавяне на известна вторична (пакет) информация към бизнес адресите, което ще позволи последователност на доставка на USPS, където иначе не би било възможно.
  • И още…

Основните предимства са лекотата, с която може да проверява и стандартизира адресни данни, съхранявани в различни системи, включително CRM, RDBM и базирани на Hadoop хранилища и данни за геокодиране, за да се получат стойности за дължина и ширина.

Що се отнася до ограниченията, такива инструменти могат да струват много повече от ръчните методи за нормализиране на адреса.

Кой метод е по-добър?

Изборът на правилния метод за подобряване на вашите списъци с адреси зависи изцяло от обема на вашите адресни записи, технологичен стек и времева линия на проекта.

Ако списъкът ви с адреси е по-малко от да кажем пет хиляди записа, стандартизирането му чрез Python или JavaScript може да бъде по-добър вариант. Въпреки това, ако постигането на единен източник на истина за адреси, използващи данни, разпространени в множество източници навреме, е належаща нужда, тогава CASS-сертифициран софтуер за стандартизиране на адреси може да бъде по-добър вариант.